• 温州医科大学关于举办国际会议的管理规定
  • 作者:  编辑:  来源:   浏览:117   时间:2016年08月28日
  • 为进一步规范和加强我校举办国际会议的管理工作,根据国家有关规定和上级文件精神,结合我校实际,制定本规定。

    一、         适用范围

    (一)本规定适用的国际会议指:由温州医科大学及有关部门、单位主办或承办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会和交流会等。

    (二)国际会议类型主要包括:由我校及有关部门、单位牵头发起和举办的国际学术会议;与国际组织及外国有关团体、机构共同举办或受其委托由我校有关单位承办的年会、例会及其它会议;国际组织及外国有关团体、机构单位举办的各类会议。

    二、主要原则与要求

    (一)申办和举办国际学术会议,要遵循“服务发展、确保重点、规范管理、精简务实”的原则。

    (二)有利于促进我校教育、科学事业发展,有利于提高我校国际影响或按国家相关部门要求规定我校有义务举办的国际会议,以及我校在该领域有较高专业水平的学术性国际会议,可积极举办。

    (三)无明确目的、内容重复空泛以及涉及领土主权等敏感问题的国际会议不得举办。

    (四)各部门、单位要认真研究确定国际会议的主题,避免在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议;严格控制会议会期、会议规模和会议规格,不得为提高会议规格随意使用“峰会”、“国际论坛”等称谓。

        (五)一般性国际学术会议原则上不邀请政府机关领导和外国政要出席;邀请外国政要、前政要及驻华使节等重要敏感外宾与会要从严把握,未经批准不得擅自承诺邀请上述人员与会。

    (六) 与港澳地区机构在境内或境外合作举办国际会议应由学校港澳台事务办公室按照上级部门相关文件精神办理申报审批手续。。

    (七)国际会议凡涉及台湾事项或台湾人士,由学校港澳台办公室审核管理。

    (八)申办和举办国际会议,实行外事归口管理。学校国际合作交流处、港澳台办公室为归口管理部门,负责国际会议的受理、审核、申报及管理工作。

    (九)申办和举办国际学术会议,必须严格按外事程序上报审批,一事一报,未经批准,任何单位不得擅自对外申办或承诺举办国际会议,不得发出会议邀请。

    三、申报审批

    (一)申报时间

    1.会议举办单位需在每年第四季度向国际合作交流处(港澳台办)报送下一年度举办国际会议计划,填写《温州医学院拟举办国际会议计划表》。

    2.一般性国际学术会议需提前4个月申报,重大国际学术会议(外宾规模在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学领域的专业或学术性的国际会议)提前6个月申报。

    (二)   申报程序:

    1.会议举办单位按计划提出申请,填写《温州医科大学举办国际学术会议申报表》,将所需申报材料经宣传部、科技处等相关职能部门审核同意后报国际合作交流处;

    2.由国际合作交流处报校分管领导审批;

    3.校分管领导批准后报浙江省人民政府等上级部门审批;

    4.批件下达后,举办单位启动会议筹备工作。

    (三)申报材料

    1.举办单位请示报告(内容应包括举办会议的必要性,主办单位及协办单位名称,会议议题和主要内容,举办时间、会期、地点,与会人员范围、总数及外宾人数(原则上不少于三分之一),预期达到的效果,经费来源,相关涉台和其他敏感问题及对策);

    2.拟参会境外人员名单(注明国籍、护照号码、工作单位和职务职称等,级别较高的外宾和身份特殊人员需提供个人简历);

    3.会议日程安排(中英文);

    4.会议经费预算;

    5.有关境外合办或联办单位情况等,并附上有关背景材料;

    6.是否有境外机构或组织资助(如有,请提供赞助单位简介);

    7.是否有台湾学者参会(如有,请提供其相关个人资料);

    8.是否邀请政府机关领导人以及外国政要、前政要及驻华使节出席会议,如有,须注明另行报批;

    9.其他需要特别说明的情况。

    四、筹备组织

    (一)国际学术会议获批准后,举办单位即可启动对外联络、下发会议通知等会议组织工作,并严格按计划开展相关活动。

    (二)举办单位应认真、细致地做好会前各项准备工作,设立会议相关筹备机构,负责会议的学术活动、组织和行政管理工作。

    (三)举办单位应对与会代表的接送、食宿、交通、翻译等会务工作做出周密安排,确保与会代表安全。

    (四)举办单位应对与会代表送交的论文进行认真审查。

    (五)举办单位应遵守外事纪律,坚持内外有别原则,严格遵守保密制度。不得携带秘密文件、资料参加会议活动。与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均需符合可以公开的口径,不得泄露秘密。

    (六)会议筹备和组织过程中,重要涉外事宜应报国际合作交流处(港澳台办)协调处理。

    五、经费管理

    (一)会议举办单位应遵循国际贯例,严格执行财政部制定的在华举办国际会议财务管理的有关规定,从严控制经费支出。   

    (二)举办国际会议原则上经费自筹,以会养会。会议举办单位应科学、规范、合理地编制和申报国际会议预算,严格控制会议规格,努力压缩会议规模,认真执行各项开支标准,力求会风简朴,务实高效。

    (三)会议经费由我方全额承担或由与会各方分担的,应按会议统一标准制定经费预算,我方负担的经费必须是已纳入学校部门预算,在年度预算中有相应的经费列支渠道,并在会议申报前报科技处、计划财务处等相关职能部门审定。

    (四)会议经费需由财政拨款解决的,应报校计划财务处,由其在部门年度预算中上报并做详细说明,由财政部门在安排预算时统筹考虑。凡由财政拨款举办的国际会议,举办单位应认真测算经费开支,会议经费支出概算随同报批文件报上级财政部门审批。

    (五)各单位要加强对国际会议经费的管理和监督,不得擅自改变会议经费,不得挪用、截留、侵占会议经费。举办单位在会议结束后,应及时将经费支出情况报财务部门审核结算。

    六、会议总结

    (一)  会议结束后,举办单位要认真总结,总结内容应包括:

    1.会议名称、时间、地点、主题、举办单位和学术负责人,与会中(含港澳台)外宾实到人数及具体名单,收到中外论文数量;

    2.会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议;

    3.与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;

    4.概括性且有意义的建议、体会、感受等;

    5.会议论文集出版情况;

    6.会议相关照片等;

    7.是否有政治敏感问题出现,解决的情况如何。

    (二) 举办单位应将收集的具有重要学术价值的会议论文和信息及时向科技处汇报。

    (三) 举办单位应于会后两周内将会议的全套材料,包括会议总结报告、通知、名册、论文、批文、照片、会标、光盘、录音、录相及会议报道、宣传资料册等,送学校国际合作交流处和档案馆存档。

    七、附则

    (一)由温州医科大学举办或承办的双边会议参照此管理规定执行。

    (二)本规定自颁布之日起施行,由学校国际合作交流处(港澳台办)负责解释。

     

     

     

     


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